Planifier vos entretiens en ligne

Fini les allers-retours par téléphone pour caler un rendez-vous : vous indiquez vos disponibilités une fois, vous invitez un candidat en un clic, et c'est lui qui choisit son créneau. Le rendez-vous apparaît aussitôt dans votre agenda, et le candidat reçoit ses rappels tout seul.

1. Régler vos disponibilités

Dans votre espace recruteur, ouvrez Entretiens puis Disponibilités et réglages. C'est la seule étape à faire avant la première invitation :

• Mes disponibilités chaque semaine : une ou plusieurs plages par jour (par exemple 9 h – 12 h et 14 h – 17 h) ;
• Durée d'un entretien : 15, 30, 45 ou 60 minutes, et une pause éventuelle entre deux entretiens ;
• Format par défaut : en visioconférence, en présentiel (avec l'adresse) ou par téléphone ;
• Délai minimum avant un entretien : 24 heures par défaut, pour ne jamais être pris de court ;
• Jours sans entretien : congés, déplacements… Les jours fériés marocains sont déjà bloqués.

Les candidats voient les créneaux libres des 4 prochaines semaines, en heure du Maroc.

2. Inviter un candidat

Le candidat reçoit un e-mail, en français et en arabe, avec un lien personnel vers vos créneaux. L'invitation reste valable 7 jours ; tant qu'elle n'est pas réservée, elle figure dans l'onglet Sans réponse de votre agenda.

3. Le candidat choisit son créneau

Le candidat réserve directement dans vos disponibilités ; vous recevez un e-mail à chaque réservation, changement ou annulation. De son côté :

• il reçoit un rappel la veille et une heure avant, et peut confirmer sa présence ;
• il peut changer d'horaire une seule fois, ou annuler en indiquant un motif ;
• si aucun créneau ne lui convient, il vous transmet ses propres disponibilités ;
• en visioconférence, le lien de la salle est créé automatiquement et figure dans tous les e-mails.

4. Suivre vos entretiens dans l'agenda

La page Entretiens rassemble tous vos rendez-vous en trois onglets : À venir, Sans réponse (invitations pas encore réservées) et Passés et annulés. Vous pouvez filtrer par offre, par format ou par statut, et rechercher un candidat par nom, e-mail, téléphone ou poste.

• Offre : tapez quelques lettres du poste et choisissez dans les suggestions ;
• Période : des boutons rapides au-dessus de la liste. Dans À venir : Aujourd'hui, Demain, Cette semaine, Semaine prochaine, Ce mois-ci ; dans Passés et annulés : Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, Semaine dernière, Ce mois-ci, Mois dernier. Ils gardent votre recherche et l'offre choisie ; un second clic enlève la période ;
• Du / Au (dans « Plus de filtres ») : une seule date saisie affiche cette journée ;
• Voir le CV, sur chaque entretien, ouvre le CV du candidat dans un nouvel onglet.

• Une fois l'heure passée, marquez l'entretien Effectué ou Absent ;
• avant l'heure, vous pouvez l'annuler : le motif est transmis au candidat, qui peut choisir un autre créneau ;
• chaque carte garde une note privée que vous seul voyez, et l'historique des changements.

5. Retrouver vos entretiens dans Google Agenda ou Outlook

En bas de la page Disponibilités et réglages, le bloc Synchroniser avec mon agenda vous donne un lien d'abonnement. Ajoutez-le une fois à Google Agenda, Outlook ou au calendrier de votre téléphone : vos entretiens y apparaissent et se mettent à jour tout seuls (réservation, changement d'horaire, annulation).

6. Compte gratuit et compte abonné

Fonction	Compte gratuit	Compte abonné
Invitations à un entretien	10 par mois	Illimitées
Disponibilités, agenda, rappels au candidat, Google Agenda / Outlook	Oui	Oui
Inviter plusieurs candidats en une fois (jusqu'à 50)	—	Oui
Séances collectives (jusqu'à 10 candidats par créneau)	—	Oui
E-mails personnalisés, avec le logo de votre entreprise	—	Oui
Relances automatiques des invités sans réponse, récapitulatif du matin	—	Oui
Résultat de l'entretien et message au candidat en un clic	—	Oui
Grille d'évaluation et comparatif des candidats d'une offre	—	Oui
Export des entretiens (tableur)	Oui	Oui

La grille d'évaluation

Après un entretien marqué Effectué, notez le candidat de 1 à 5 sur cinq critères (compétences techniques, expérience, communication, motivation, adéquation à l'équipe), ajoutez une recommandation et un commentaire. Le comparatif classe ensuite tous les candidats évalués d'une même offre. Ces notes sont propres à votre compte et ne sont jamais montrées au candidat.

7. Combien de temps vos entretiens sont conservés

Vos invitations et vos entretiens sont conservés 3 mois après leur dernier événement : la date du rendez-vous, la dernière réponse du candidat, l'expiration de l'invitation ou votre dernière action (statut, résultat, note). Passé ce délai, ils sont supprimés définitivement, avec leur historique, vos notes et vos évaluations. Le candidat n'est pas prévenu de cette suppression.

• un entretien à venir ou une invitation encore valable ne sont jamais supprimés ;
• en haut de la page Entretiens, un encart rappelle cette règle et indique, le cas échéant, combien d'invitations seront supprimées dans les 30 prochains jours ;
• le bouton Télécharger mon historique (Excel) enregistre tous vos entretiens passés et annulés dans un fichier que vous gardez. Il est ouvert à tous les comptes, gratuits comme abonnés.

Si vous souhaitez garder une trace de vos recrutements, téléchargez votre historique régulièrement, par exemple une fois par mois.